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                为什么会写工作总结的人更容易升职加薪?

                上周末,老家一个邻居的小孩来找我说要离职,问我应该找个啥样的公司合适。

                我问他为何要离职,他说不喜欢现在这个公司的文化。他和另一个同事同时做一个项目,自己加的班、做的事都比同事多,结果项目结束后,领导没提拔他却将同事提升为主管了。

                “他有什么呀?不就是比我会写报告嘛!不想待在这种眼瞎的公司了。”

                他愤愤不平地说。

                邻居的小孩一眼就看到了同事升职的关键点——会写报告,但却对此不屑一顾,认为相较自己这种踏实做事的风格,这是一种欺骗讨巧的伎俩。

                不过与他认知相悖的是,无论是号称管理成熟的跨国外企、还是讲究传统智慧的大型国企、乃至吸引90后趋之如骛的新生互联网企业,似乎都是会写工作总结的人升职加薪的机会更多一些。

                为什么会写工作总结的人更容易升职加薪?

                一、更能入老板的法眼

                假设你是皇帝(咱们女同胞们将自己想成武则天就行啦),看到一个将领的作战总结报告是“屡战屡败”,你是下旨嘉奖他呢,还是更想砍了他?但如果他给你的作战总结报告改成“屡败屡战”,你是不是会嘉奖他的勇气呢?

                这就是一份工作总结报告的价值。

                同样的工作内容,以不同的角度或不同的形式呈现,老板给你的评价可能就是天壤之别。

                在如今的公司组织形态下,绝大多数公司的员工都遍布全国,甚至遍布全球了。假设你是一名与下属不在同一个城市办公的部门经理,这时老板要你从20名下属中提拔一名主管,你会如何评价筛选呢?总不成你给各大办公室都装个摄像头,成天蹲守在屏幕前观察每一位员工的表现?

                你最可行的(不一定是最科学的)方法就只能是看大家提交的各类报告了,特别是总结报告。从总结报告中你既能看到候选人的成绩,又能看到候选人是否思路清晰、是否有进取心。业绩、学历、经验等量化指标差不多的几个人,工作总结报告写得更出色的那位总会在你这儿更容易脱颖而出些。

                懂了这个道理,你就更能理解为何大型跨国企业中坐火箭的总是那些总结报告写得很牛逼的人了,因为远在大洋彼岸的老板对你的最主要印象就来自于这些总结报告。

                二、善于工作总结的人进步总是会快些

                人的学习进步主要来自于刻意的锻炼,而非无意识地重复。怎么理解这个概念呢?你观察下自己,讲了几十年话是否依然带有家乡口音?但如果你去参加一个正规的播音培训,3至6个月你就可以讲一口几乎不带任何口音的标准普通话。

                同理,我们在工作中的主要进步也来自于刻意的锻炼,十年无意识的重复工作所积累的经验绝对比不上两年刻意锻炼所积累的经验。

                那如何才能做到在工作中刻意锻炼呢?分享一个YouCore内部推行的ORPD观察-反思-计划-执行模式:

                观察自己或他人在工作中的表现,反思下自己在哪些地方值得改正或提升,制定出行动的计划,并在下一次工作中执行实践。ORPD其实是一个很可怕的模型,经过一段时间的实践你的进步可能会吓到你自己(咱们培养出的实力写手团队就是实证)。

                工作总结其实就是最佳的ORPD 模式之一:

                在一份合格的工作总结中,你需要将自己的阶段表现(年/月/周/日)提炼出来—观察,针对你的表现分析出问题和不足—反思,针对问题和不足提出改进的措施—计划,并要求自己在下一次工作中尽快实践验证—执行。

                一份能真正打动老板的年终总结,没有每周、每日的总结锻炼是绝对写不出来的,因此上能写出惊艳工作总结的人,一般情况下已经在不自觉地应用ORPD模式提升自己,进步自然也远远大于一般人(所以,不要总觉得别人的加薪升职仅是一份工作总结,其实人家在你看不见的时候已经将内功修炼好了)。

                因此,从以上两点来看无论是从打动老板角度、还是从真正提升自我角度,会写工作总结报告的人在职场晋升上都会更胜一筹。

                如何输出一份打动老板的工作报告?

                充分认识到工作总结的重要性后(还没认识到的童鞋请自觉重读一遍),那该如何输出一份惊艳的工作总结呢?

                “一要、二套、三升、四填”四步帮你轻松搞定。

                一、要界定问题

                YouCore创始人王世民老师在畅销书《思维力:高效的系统思维》中,反复强调了解决问题的第一步要先界定问题,未界定清楚问题就急忙动手写工作总结,就像你准备坐火车去北京,结果急吼吼地赶到火车站却跳上了第一班去海南的火车,只能是南辕北辙,欲速则不达。

                因此,动手写工作总结之前,首先要界定清楚这次工作报告是在什么场合下,面向谁,准备达成什么目的:

                1、“场合”决定了工作总结报告的形式

                假定是部门内部的工作总结汇总,那你用脚踏实地的word格式可能就比高大上的PPT格式要好;但若是全公司的工作业绩评估并且还要答辩,那么你就得把自己的工作重点概括成锋利如刀刃的PPT片子了。

                2、“面向谁”决定了工作总结报告的详细程度

                昨天中午和创始人午饭回来后,恰好碰到公司新来的市场专员,创始人问:“小文,最近工作进展怎么样呀?”

                接着,我就在一旁听这位小伙子非常可爱认真地描述他今天上午是如何和一个客户进行对话的。

                职场中,即使是日常对话我们也要分清楚对方要想了解的到底是什么,更别说书面的工作总结报告了。跟总裁汇报和跟直属部门经理汇报,工作总结报告的详细程度明显要不一样。给总裁的版本抓大放小,强调要点即可;而给直属部门经理的报告除要点外,一定得有具体的成果和数据的佐证。

                3、“达成目的”决定了工作总结报告的论调

                工作报告是否具有明确的目的导向,是报告成败的关键衡量标准。

                内容再丰富,数据再齐备,逻辑再清晰,假如你本想跟上司要资源的,结果在工作总结报告对成绩一通吹嘘,你觉得上司还会给你配资源吗?或者,你本想跟老板展示成绩谋求升职的,结果在工作总结拼命强调工作中遇到的问题和不足,你认为老板会给你晋升机会吗?

                二、套一个好框架

                界定清楚这次工作总结报告的场合、面向对象和达成目的后,自上而下地套用一个契合的框架是效率最高的方法(假如你喜欢抬杠,硬要自己自下而上地琢磨提炼一个框架出来,在时间充沛能力足够的情况下也是可以的)。

                一个好的工作总结框架必须符合一定的逻辑顺序,同时能够更好地实现工作总结的目的:

                假如要书面给直属部门经理详细汇报上一年的工作情况,那么最好采用时间顺序,如“前期3个月课程研发—中间6个月项目工作—最后3个月教学工作”。

                或者这次工作总结是要在15分钟内给总裁汇报取得的成绩,那么最好采用重要性顺序,比如“对公司的三大价值创造—对个人的三大能力提升”,以凸显最主要的成果。

                但如果不是15分钟而是1个小时,那么最好采用结构顺序从总裁关注角度全面地汇报成绩,如根据平衡计分卡的四大指标体系,按“客户开拓篇—财务增长篇—内部运营篇—学习成长篇”的结构顺序来呈现。

                万一要跟上级争取更多资源或表达个人进取心,那么采用“主要成绩及不足—原因及对策—规划展望”的演绎顺序则更为合适。

                你看,汇报场合、面向对象和达成目往往已经决定了我们这篇工作报告该按照什么样的逻辑脉络来写。有兴趣深入掌握逻辑顺序的小伙伴可以阅读《思维力:高效的系统思维》,了解不同逻辑顺序在实际工作中的更多运用。

                三、升华工作价值

                工作总结报告的框架确定后,就要真刀真枪地往里面加载内容了。这时切记最容易犯的错误就是只谈事实、记流水账,而不深挖所做工作对公司的价值以做升华,80%的勤奋者都是死在了这一步,也就是所谓的用战术的勤奋掩盖战略的懒惰。

                那么怎么才能升华工作价值呢?简单两个小技巧就能轻易实现:

                1、将自己的工作和公司的全局工作联系起来

                工作报告上写出“今年新签了3个东北的大客户”很简单,因为这是最基本的事实,但真正会思考的同事则会这样描述:“今年积极贯彻公司开拓东北市场的策略,新签了3个东北的大客户”,已完成同样的工作内容,你觉得老板看到哪句话会认为你更有大局观、工作更有成效呢?

                2、将自己的工作价值和公司的战略关联起来

                同样是上面的工作内容,假若再进一步,将总结中的这句话修改为“今年积极贯彻公司开拓东北市场的策略,新签了3个东北的大客户,有力地支撑了公司北上南下的战略”,非常清晰地关联起自己的工作价值和公司的战略计划,老板是不是认为你的工作更有价值了呢?

                四、填充有价值的工作内容

                工作价值升华后,最后就是填充细节内容了。以上三步都做完后,这个部分就是纯粹体力活了。注意以下三点后,你就能输出一份90分左右的工作总结了。

                1、只填充能证明工作价值的内容

                一定要舍得删减,只强调有价值的内容,不要将做过的事情一股脑地都往里面装。填充过多内容的话,一来老板记不住,二来反而冲淡了重点工作。

                2、多拿数字证明

                同样是表示自己举办的活动获得极高的满意度,“同事们都赞不绝口”和“活动后的问卷反馈显示满意度高达9.89(满分为10)”,你觉得哪一个更有说服力和可信度呢?

                3、多做场景化说明

                无法量化或不适合量化的内容,多做场景化说明:举例或引用他人反馈。比如怎么才能证明自己将客户关系维护得很好呢?可以举例说公司今年周年庆的时候,有客户专门从外地赶过来祝贺。

                写在最后

                一份好的工作总结不仅可以更全面地让老板看到你的出类拔萃,同时也是对自己不断反思、总结、提升的过程。

                那么如何输出一份好的工作总结呢?记住“一要、二套、三升、四填”:

                一要:要界定问题。此动手写工作总结之前,界定清楚这次工作报告是在什么场合下,面向谁,准备达成什么目的。

                二套:套个好框架。一个好的工作总结框架必须符合一定的逻辑顺序,同时能够更好地实现工作总结的目的。

                三升:升华工作价值。深挖所做工作对公司的价值,与公司的全局工作和公司战略关联起来。

                四填:填充有价值内容。舍得删减,只保留能证明价值的工作内容,并尽量量化、场景化。

                曾经,学海无涯苦作舟。如今,巧用工具善其事。在浩瀚的互联网时代,巧用工具,提升效率,是培训人更快升职加薪的有效途径。

                对于爱学习的培训人而言,告别繁琐的培训事务,用节省出来的时间才是更正经更有价值的事情。

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